Comment faire une déclaration TRACFIN ?

Une opération vous paraît inhabituelle, incohérente, inexplicable ?

Les explications de votre client restent floues, l'origine des fonds est difficile à établir ou le véritable bénéficiaire de la transaction semble dissimulé ? Pour un professionnel du marché de l'art ou du luxe assujetti à la LCB-FT, ces signaux peuvent conduire à transmettre une déclaration de soupçon à TRACFIN. Mais quand faut-il déclarer, que faut-il écrire et quelles pièces faut-il joindre ?

Voici une méthode concrète pour agir avec rigueur, sans transformer un doute en soupçon.

La fiche pratique : déclarer un soupçon en 5 étapes

Vous devez agir rapidement ? Commencez ici.

Analysez les anomalies observées. Distinguez les faits constatés, les réponses reçues, les incohérences non levées et les raisons précises pour lesquelles le doute subsiste.
Une déclaration de soupçon ne suppose ni certitude, ni qualification juridique définitive. Elle intervient lorsque les diligences n'ont pas permis de lever un soupçon suffisamment étayé.
Utilisez la plateforme sécurisée ERMES (nouvel onglet). Il faut être préalablement inscrit en qualité de déclarant. Le formulaire sera adapté à votre profession.
Joignez les pièces utiles. Facture, contrat, pièce d'identité, extrait de registre, informations sur le bénéficiaire effectif, coordonnées bancaires, justificatifs de provenance des fonds, échanges avec le client, documents relatifs au bien : sélectionnez les éléments qui permettent de comprendre et d'exploiter le signalement.
Conservez l'accusé de réception et suivez le dossier. Archivez-le de manière sécurisée avec les éléments ayant fondé votre analyse. Si un fait nouveau confirme, modifie ou infirme votre soupçon, transmettez-le sans délai à TRACFIN.

Un principe doit accompagner chacune de ces étapes : la confidentialité. Vous ne devez révéler ni au client ni à un tiers l'existence ou le contenu de la déclaration, ni les éventuelles suites qui lui sont données.

Qui est TRACFIN ?

TRACFIN signifie « Traitement du renseignement et action contre les circuits financiers clandestins ».

Créé en 1990 et placé sous l'autorité des ministères économiques et financiers, TRACFIN est la cellule de renseignement financier de la France au sens des standards du Groupe d'action financière, le GAFI.

TRACFIN n'est ni un tribunal, ni un commissariat, ni l'autorité qui contrôle directement les obligations LCB-FT de chaque professionnel. C'est un service spécialisé qui reçoit des informations, les recoupe, les enrichit et transmet le résultat de ses investigations aux autorités compétentes.

Surtout, TRACFIN ne peut pas s'autosaisir et n'est pas destiné à recevoir les signalements ordinaires de particuliers. Son activité commence principalement grâce aux informations provenant des professionnels assujettis, des organismes publics et de ses homologues étrangers. Autrement dit, une déclaration utile n'est pas une formalité qui disparaît dans une boîte noire : elle peut constituer le premier élément d'une enquête financière beaucoup plus large.

Quel est le rôle de TRACFIN à l'échelle nationale ?

TRACFIN se situe au croisement entre la prévention et la répression.

En amont, les professionnels assujettis détectent des anomalies dans le cadre de leur activité, et émettent leurs soupçons.

En aval, la justice, les services d'enquête, les administrations et les services de renseignement disposent des pouvoirs nécessaires pour poursuivre, sanctionner, saisir ou recouvrer.

Entre les deux, TRACFIN transforme les données financières en renseignement exploitable.

Le service poursuit trois grandes missions :

lutter contre la criminalité économique et financière et contre le blanchiment du produit d'activités criminelles ;
détecter les fraudes portant atteinte aux finances publiques, notamment les fraudes fiscales, sociales ou douanières ;
contribuer à la lutte contre le financement du terrorisme et à la défense des intérêts fondamentaux de la Nation.

Pour conduire ses investigations, TRACFIN peut notamment exercer un droit de communication, consulter des bases de données, échanger avec des cellules de renseignement financier étrangères et, dans certaines circonstances, s'opposer temporairement à l'exécution d'une opération. Il adresse ensuite ses analyses à l'autorité judiciaire, aux administrations partenaires, aux autres services de renseignement ou à ses homologues étrangers, selon la nature du dossier.

Votre rôle n'est donc pas de mener l'enquête à la place de TRACFIN. Vous devez connaître votre client, examiner chaque opération, rechercher des explications raisonnables et exposer pourquoi celles-ci ne suffisent pas à lever un doute. TRACFIN dispose ensuite de moyens d'investigation auxquels un galeriste, un antiquaire, un opérateur de ventes volontaires, un joaillier ou un négociant en métaux précieux n'a évidemment pas accès.

Vous souhaitez vérifier si votre activité entre dans le champ du dispositif ? Consultez également notre article : Qui est assujetti à la LCB-FT ?

Quand faut-il faire une déclaration de soupçon ?

La question centrale n'est pas : « Puis-je prouver qu'une infraction a été commise ? »

Elle est plutôt : « Après avoir effectué les vérifications adaptées, ai-je de bonnes raisons de penser que les fonds ou l'opération peuvent avoir une origine illicite ou être liés au financement du terrorisme ? »

Le Code monétaire et financier impose notamment aux professionnels concernés de déclarer les sommes ou opérations dont ils savent, soupçonnent ou ont de bonnes raisons de soupçonner qu'elles proviennent d'une infraction passible de plus d'un an d'emprisonnement ou qu'elles sont liées au financement du terrorisme. Des règles particulières existent en matière de fraude fiscale. Une déclaration peut également devenir nécessaire à l'issue d'un examen renforcé lorsque le doute n'a pas été levé.

Il n'existe aucun montant minimal pour déclarer un soupçon. Le seuil qui détermine l'assujettissement de certaines activités ne doit donc pas être confondu avec un seuil déclaratif. Une opération d'un montant inférieur à 10 000 € peut devoir être déclarée si elle entre dans le périmètre de vos obligations et si les éléments recueillis justifient un soupçon.

Faut-il déclarer le soupçon avant ou après la transaction ?

Le principe est la déclaration avant l'exécution de l'opération. Cette antériorité permet à TRACFIN d'exercer son droit d'opposition et au professionnel de ne pas participer à une opération potentiellement illicite.

Une déclaration postérieure est toutefois admise lorsque l'opération ne pouvait pas être différée, lorsque son report risquait de gêner des investigations en cours, ou lorsque le soupçon n'est apparu qu'après son exécution. Dans ces hypothèses, TRACFIN doit être informé sans délai.

Le calendrier est donc un élément à documenter. Quand l'anomalie a-t-elle été détectée ? Quelles vérifications ont été lancées ? Quand les réponses ont-elles été reçues ? Pourquoi l'opération a-t-elle été suspendue, refusée ou, exceptionnellement, exécutée ? Une chronologie précise rendra votre décision défendable.

Comment rédiger une déclaration de soupçon utile à TRACFIN ?

Une bonne déclaration n'est ni une suite de pièces jointes sans explication, ni une affirmation générale telle que « ce client me semble suspect ». Elle doit permettre à un analyste qui ne connaît ni votre client, ni votre métier, de comprendre rapidement la situation.

Le formulaire de déclaration de soupçon à TRACFIN est structuré en cinq grandes parties.

1. Identifiez clairement les personnes concernées

Indiquez les informations disponibles sur le client, son représentant éventuel, le payeur, le vendeur et le bénéficiaire effectif. Pour une personne morale, précisez la dénomination, la forme juridique, le siège, le numéro d'immatriculation, l'activité déclarée et la chaîne de détention utile. Ne supposez pas que le nom commercial suffit à identifier l'entité.

2. Présentez la relation d'affaires et l'opération

Expliquez depuis quand vous connaissez le client, dans quel cadre il vous a contacté, quel bien est concerné, quel est son prix et comment l'opération doit être financée. Dans une vente aux enchères, indiquez par exemple les modalités d'inscription, d'adjudication, de paiement, de retrait et toute intervention d'un mandataire.

3. Établissez une chronologie factuelle

Présentez les événements dans l'ordre : premier contact, demandes de documents, réponses, modifications du montage, arrivée des fonds, relances et décision prise. Les dates, montants, devises, comptes et pays concernés sont particulièrement utiles.

4. Exposez les diligences accomplies

Qu'avez-vous demandé ? Qu'avez-vous vérifié ? Quels documents avez-vous reçus ? Quelles recherches ont été effectuées ? Une déclaration convaincante montre que le soupçon résulte d'une analyse, et non d'une impression ou d'un préjugé.

5. Formulez l'analyse du soupçon

Terminez en reliant les faits entre eux : quelles incohérences demeurent et pourquoi les réponses ne permettent-elles pas de les lever ? Vous n'avez pas à désigner avec certitude l'infraction sous-jacente. Évitez les accusations catégoriques ; exposez des faits précis et un raisonnement clair.

Prenons un exemple. Écrire « paiement suspect par un tiers » apporte peu d'information. Il est plus utile d'indiquer que l'acquéreur d'une œuvre de 75 000 euros a annoncé un paiement personnel, que les fonds ont finalement été virés par une société étrangère sans lien capitalistique ou commercial identifié avec lui, que deux demandes d'explication sont restées sans justificatif, et que le client exige désormais un remboursement sur un troisième compte. Le soupçon devient compréhensible parce que les faits, les vérifications et l'anomalie résiduelle sont articulés.

Quelles informations et pièces faut-il transmettre ?

La déclaration doit comprendre les éléments d'identification et les coordonnées professionnelles du déclarant, l'identité du client et, le cas échéant, celle du bénéficiaire effectif, la nature et l'objet de la relation d'affaires, le descriptif de l'opération ainsi que l'analyse ayant conduit au soupçon. Si l'opération n'a pas encore été exécutée, son délai d'exécution doit également être précisé.

Ajoutez uniquement des pièces pertinentes, lisibles et correctement nommées. Selon le dossier, il peut s'agir :

des justificatifs d'identité et documents relatifs au bénéficiaire effectif ;
de la facture, du bordereau, du mandat ou du contrat ;
des références et caractéristiques du bien ;
des justificatifs communiqués sur l'origine des fonds ou du patrimoine ;
des coordonnées bancaires et preuves de paiement ;
des échanges utiles avec le client ou ses intermédiaires ;
des résultats de recherches qui ont contribué à l'analyse.

La pièce jointe ne remplace jamais l'explication. Signalez dans le corps de la déclaration ce qu'elle démontre et pourquoi elle est pertinente.

Comment envoyer la déclaration ?

TRACFIN demande aujourd'hui aux professionnels d'utiliser prioritairement la plateforme sécurisée ERMES (nouvel onglet). L'inscription comme déclarant doit être anticipée : découvrir la procédure au moment où une opération urgente doit être signalée fait perdre un temps précieux.

Le texte réglementaire prévoit encore des formes écrites et, dans des circonstances encadrées, une déclaration verbale recueillie en présence du déclarant. En pratique, pour la procédure courante, il convient de suivre l'instruction officielle actuelle et d'utiliser ERMES. Les anciens guides, formulaires papier ou adresses postales trouvés sur des articles non actualisés ne doivent pas être repris sans vérification.

Après le dépôt, conservez l'accusé de réception dans un espace à accès restreint. Attention toutefois à une idée souvent répétée : ce document n'est pas, à lui seul, une immunité. Le Code monétaire et financier protège le professionnel qui a effectué de bonne foi une déclaration conforme aux conditions légales et réglementaires. L'accusé matérialise la réception ; le dossier interne permet, quant à lui, de démontrer la cohérence de la démarche.

Que faire après l'envoi ?

La déclaration ne clôt pas votre vigilance. Si vous obtenez une information nouvelle susceptible de confirmer, de modifier, ou d'infirmer le soupçon, vous devez la communiquer sans délai à TRACFIN. Conservez également une trace de vos décisions concernant la relation d'affaires, conformément à votre procédure interne.

Ne prévenez jamais le client qu'une déclaration a été effectuée. Il est possible de demander un justificatif supplémentaire, de reporter une opération ou d'y renoncer sans révéler l'existence de la déclaration. La formulation employée auprès du client doit rester neutre et fondée sur vos procédures internes.

Enfin, ne vous attendez pas nécessairement à connaître l'issue du dossier. Le secret qui entoure le renseignement financier et les enquêtes explique que le déclarant ne reçoive pas un compte rendu détaillé. L'absence de retour ne signifie donc pas que la déclaration était inutile.

Article à vocation informative, ne constituant pas un avis juridique individualisé.

Sources officielles :